Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Buchinhalt

Rechnungen fallen überall an:

Wohl jeder erhält beruflich oder privat Rechnungen. Man prüft diese vor der Bezahlung und legt sie dann aus verschiedenen Gründen (Steuerrelevant, Aufbewahrungspflicht, Kaufnachweis, etc.) ab.

Rechnungen sind in kleiner Anzahl unkritisch und vom Empfänger rasch zu prüfen, wenn man den Überblick hat. In einer arbeitsteilig organisierten Organisation ist das nicht mehr der Fall. Regulatorische Anforderungen schreiben z. B. das 4-Augen-Prinzip vor, es gibt so einerseits bestimmte Kompetenzen von Mitarbeitern und andererseits potenzielle Bedrohungen, die trotz oder wegen der Arbeitsteilung eine gewissenhafte Prüfung benötigen.

Dieses Buch beschreibt fachliche und technische Themen im Rahmen der Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung in Organisationen, so dass ein entsprechendes Vorhaben gut gerüstet angegangen werden kann. Das Projektmanagement und die Lösungsauswahl kommen ebenso zur Sprache wie auch rechtliche Aspekte:

In Kapitel eins ist daher der analoge Prozess eingehender Rechnungen beschrieben. Die Beschreibung fasst den gängigen Prozessablauf zusammen, der sich verständlich darstellen lässt. Damit sind auch die meisten Beteiligten genannt, die im Prozess und Projekt anzutreffen sind und mit denen eine Abstimmung erfolgen sollte.

Im Kapitel zwei werden die potenziellen Vorteile der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung (ERB) gegenüber der analogen Bearbeitung aufgezeigt. Dieses Kapitel ist vor allem deswegen verfasst, da in Projektsteckbriefen und Diskussionen oft der „messbare“ Nutzen dargestellt werden soll. Wird die Lösung dann verwendet, wird dieser messbare Nutzen nicht mehr als so wichtig gesehen und Aussagen wie „der Nutzen ist egal, die Arbeit ist viel einfacher und besser jetzt“ bestätigen die neue Arbeitsweise. Das Kapitel zwei versucht sowohl den messbaren Nutzen als auch die qualitativen Nutzen „viel einfacher und besser jetzt“ detailliert darzulegen. Damit sollte genügend „Pulver“ für eine Argumentation pro elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung vorhanden sein.

Das Kapitel drei ist fast identisch gegliedert zu Kapitel eins und soll so im direkten Vergleich die unterschiedliche analoge und elektronische Rechnungsbearbeitung aufzeigen. Dieses Kapitel greift auch Details auf, die man für einen Überblick nicht unbedingt benötigt und daher zunächst überspringen kann. Auch der Abschnitt 3.4 ist inhaltlich sehr detailliert, da hier alle grundsätzlichen Aspekte und wesentlichen Lösungsunterschiede des Freigabeverfahrens beschrieben sind. Wenn eine Lösung aus fachlichen Gründen nicht geeignet ist, liegt die Ursache zumeist an diesen Punkten. Das Freigabeverfahren ist der organisatorische Nukleus in jeder Organisation aber auch in jeder Invoicing-Lösung. Hier gibt es die meisten „Stellschrauben“ aber auch grundsätzliche Regeln, die einzuhalten sind.

Um die elektronische Verfahrensweise zu verstehen, benötigt man also Abschnitt drei.

Möchte man die Funktionsweise und Lösungskomponenten verstehen ist Kapitel vier hilfreich. Da die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung nicht mit einem Produkt, sondern mit einer ganzen Sammlung aus Software-Komponenten und organisatorischen Verfahrensweisen umgesetzt wird, sind in diesem Abschnitt alle relevanten Werkzeuge und technischen Aspekte zusammengefasst. Vor allem Abschnitt 4.1 soll die Funktionsweise der Invoicing-Lösungen systematisieren.

Die Abhandlung über elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung ist damit abgeschlossen. Anschaulich wird die Beschreibung sicherlich erst mit Lösungsbeispielen aus Kapitel fünf. Hier werden verschiedene Anwendungen schwerpunktartig beschrieben. Damit soll die gesamte Breite der fachlichen und technischen Umgebung aufgezeigt werden. Hier ist außerdem ein Beispiel beschrieben, wie ein vermeintlich „second best“-Ansatz doch „Referenzfall-Charakter“ haben kann.

In den folgenden Kapiteln sechs und sieben lesen Sie, wie und warum Ihr Invoicing-Projekt erfolgreich und effizient wird. Zum einen zeigt Kapitel sechs die Prozessumgebung auf und damit viele Integrationspunkte zu anderen Prozessen und zum anderen liegen hier eine Vielzahl an Gründen, warum die eine Lösung aufwandsarm betrieben wird und andere Anwender oft mit Problemen zu kämpfen haben. Kapitel sieben öffnet dann den Blickwinkel auf weitere Themen wie Erhöhung der Automatisierung, weitere Digitalisierung und Bedeutung der Verfahrensdokumentation.

Das Kapitel acht wendet sich dem Projektmanagement bei Invoicing-Projekten zu. Da das vorliegende Werk kein Projektmanagement-Buch sein soll, wurden die wesentlichen Aspekte herausgezogen und gemäß unserer Vorgehensweise dargestellt. Es ist selbstverständlich, dass es viele Projektmethoden gibt, diese können und sollen hier aber keine Rolle spielen und werden deswegen auch nicht berücksichtigt.

Last but not least endet die Betrachtung im Kapitel neun mit rechtlichen Aspekten. Diese sind wichtig und deswegen zu unbedingt zu beachten. Sie sind aber auch dynamisch und teilweise so speziell, dass die schriftliche Zusammenfassung in Anbetracht der Halbwertszeit ihrer Gültigkeit nicht sinnvoll ist. Das Kapitel stellt daher einen Kompromiss zwischen grundsätzlichen Ausführungen und einer Anleitung für selbständiges Nachschlagen zur aktuellen Rechtslage dar. Und wie immer gilt hier, dass der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer die richtigen Experten sind und entsprechend fundiert beauskunften können.