Dr. Dietmar Weiß Beratung
Dokumenten-, Workflowmanagement und Betriebswirtschaft

Projekte

Auf dieser Seite finden Sie Kurzbeschreibungen zu Beispielprojekten aus dem Weiß-Buch  Invoicing. Die genaue Beschreibungen sind im Buch im Kapitel 5 zu finden.

Eingangsrechnungsverarbeitung auf Basis von ECM-Lösungen

Verbindung von Finanzbuchhaltung mit DMS: schneller, effizient umgesetzter externer Freigabe-Workflow auf Projektbasis

In diesem Abschnitt wird eine Umsetzung beschrieben, die in einer kleineren Organisation mit ca. 100 Büro-Mitarbeitern und einer Finanzbuchhaltung mit fünf Personen zum Einsatz kam. Besonderes Kennzeichen hierbei ist eine individuelle Lösung, die rasch und wirtschaftlich umgesetzt und eingeführt wurde.

Rahmenbedingung:

Die Gesellschaft mit ca. 100 Mitarbeitern davon 5 Mitarbeitern im Finanz- und Rechnungswesen war im Finanzdienstleistungsbereich tätig und verfügte über mehrere fachliche Spezialanwendungen. Im Rechnungswesen wurden die Finanzbuchhaltung und die Kostenrechnung in einer typischen mittelständischen Rechnungswesenslösung mit Stapelverarbeitung und Rechnungseingangsbuch abgebildet.

Bestellnummern wurden bei Bestellungen nicht vergeben, ebenso wurden Lieferungen oder Leistungen nicht über einen Wareneingang erfasst.

Das Rechnungsvolumen war mit 5 – 10 Rechnungen pro Tag eher gering, die Durchlaufzeiten und Such- und Erinnerungsaufwände für die Mitarbeiter des Rechnungswesens waren aber zu hoch.

Es gab eine unternehmensweit eingesetzte ECM-Plattform, in der bereits Ad-hoc-Workflows postkorbbasiert bearbeitet wurden. Deswegen sollte ein Rechnungsfreigabe-Workflow auf Basis des Workflow-Moduls umgesetzt werden.

Eine Standardlösung für die Eingangsrechnungsbearbeitung gab es von dem Anbieter nicht.

Wesentliche Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Umsetzung waren:

  • Einfacher Workflow auf Basis von manuell erfassten Kopfdaten
  • Kontierungsfunktionen in Excel-Vorlage im Anhang des Rechnungs-Workflows
  • Einfache Schnittstelle mit nur einer Datentransfer-Richtung von Finanzbuchhaltung zu ECM-System
  • Finanzbuchhaltungslösung, die Link auf Dokument integrieren konnte
  • Erfahrenes Projektmanagement und Testfallmanagement

weiteres Projekt Eingangsrechnungsverarbeitung mit d.3 bei über 800 Gesellschaften

Im Zuge einer Prozessoptimierung wurde von Dr. Weiß ein Rechnungsprozess für ein international tätiges Unternehmen konzipiert, getestet, eingeführt und betreut. Mehr dazu gerne auf Anfrage.

Eingangsrechnungslösungen mit SAP

Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP umschreibt die Rechnungsfreigabe auf Basis von Invoicing-Lösungen, deren Rechnungsbuch in SAP integriert ist und deren Workflow-Steuerung auf SAP basiert. Die Rechnungsprüfer arbeiten damit in der gewohnten Umgebung - also innerhalb von SAP.

Die Rechnungsbearbeitung kann ebenfalls innerhalb von SAP erfolgen oder browserbasiert durch entsprechende gestaltete Workflow-Masken.

Freigabe-Workflow mit Ad-hoc-Ansatz und externer Validierung im internationalen Einsatz

Diese Projektbeschreibung legt den Schwerpunkt auf die Prozessstruktur und den Bearbeiteransatz, der dem Rechnungsprüfer aus der Finanzbuchhaltung Freiheitsgrade bei der Bearbeiterbestimmung gibt.

Geregelt ist lediglich die hierarchische Freigabe, die einem streng vorgegebenen 4 Augen-Prinzip folgt, damit die zuvor eingeräumte Flexibilität im Sinne der Unternehmensregeln korrekt geprüft wird.

Prozessbeschreibung und Zielsetzung

Die Eingangsrechnungsbearbeitung soll über mehrere Buchungskreise hinweg verwendet werden. Ein Einsatz in mehreren Ländern ist vorgesehen, so dass mehrere Länder als Pilot herangezogen werden.

Die Eingangsrechnungsbearbeitung soll alle Rechnungen bearbeiten, die nicht per EDI zugestellt werden, und damit im indirekten Bereich („Verwaltung im weitesten Sinne“) anfallen. Im Einsatz sind mehrere SAP-Systeme mit mehreren Buchungskreisen.

Der Einkauf gibt klare Regelungen vor, wie bei Abweichungen zu verfahren ist, sowie ob und wie Bestellungen mit Genehmigungsprozessen zu ändern sind, wenn die Rechnungen außerhalb einer bestimmten Toleranzgrenze liegen.

Diese Regelungen sollen von der Lösung in allen SAP-Systemen vollständig umgesetzt werden. Deswegen ist eine Template-Erstellung anhand des Pilotprojektes vorgesehen. Damit verbunden sind die Vorlagen für Workshops, Ist-Analyse, Konzepte sowie Mustertestfälle für das definierte Template.